16 jan Wat is het noodzakelijkheidscriterium?
Vanaf 1 januari zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur vrijgesteld wanneer deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Hiermee kunt u dus kosten die gerelateerd zijn aan uw werknemers terugkrijgen.
Het noodzakelijkheidscriterium vertoont veel overeenkomsten met het gebruikelijke zakelijkheidsvereiste, dat tot eind 2014 werd gehanteerd. Het noodzakelijkheidscriterium gaat echter een stap verder door een zakelijke voorziening of kosten die alleen bijdragen aan een goede uitoefening van de dienstbetrekking, niet altijd als noodzakelijk te beschouwen.
Noodzakelijkheidscriterium
Het Belastingplan 2015 stelt dat onder ‘noodzakelijk’ valt dat de werknemer zonder de voorziening zijn werk niet goed kan uitvoeren.
Als de voorziening theoretisch gezien niet nodig is voor het werk, kan deze toch onder het noodzakelijkheidscriterium vallen. In dat geval dient u als werkgever aan te tonen dat deze voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering.
Het Belastingplan geeft duidelijkheid over wanneer u voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium:
- Allereerst dient de voorziening volgens u als werkgever noodzakelijk te zijn voor de vervulling van de dienstbetrekking van de werknemer.
- U betaalt de voorziening en berekent de kosten niet door aan de werknemer.
- Wanneer uw werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet betaalt, dient u vanaf het moment dat hij/zij de voorziening niet langer nodig heeft de restwaarde hiervan tot zijn loon te rekenen. U mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon beschouwen. Dit is dan onbelast voor zover u nog vrije ruimte heeft.
Privévoordeel
Wanneer uw werknemer privévoordeel heeft van de voorziening, hoeft u dit voordeel niet tot het loon te rekenen. Wel mag u een eigen bijdrage vragen wanneer u uw werknemer de keuze voorlegt voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. In dat geval trekt u dan de eigen bijdrage van het nettoloon af.
Gereedschappen
In het Belastingplan 2015 wordt gesteld dat gereedschappen ‘gezamenlijke voorwerpen zijn voor het verrichten van een werkzaamheid’. Denk hierbij aan gereedschappen die nodig zijn om iets te fabriceren, repareren of controleren en meerdere keren gebruikt kunnen worden. Voorbeelden van dit soort gereedschappen zijn een kwast voor een schilder of een camera voor een fotograaf.
Wanneer een gereedschap niet voor een tweede keer gebruikt kan worden, zoals schoonmaakmiddel of verf, valt deze niet onder gereedschappen. Verder valt werkkleding en kantoormeubilair niet onder deze definitie.
Computers, draagbare apparatuur en software
Onder computers en mobiele communicatiemiddelen verstaat de Belastingdienst onder meer:
- Desktops
- Latops
- Smarthpones
- Tablets
Belangrijk hierin is dat naast de apparatuur zelf, zoals een printer of navigatiesysteem, ook producten die er direct mee verband houden onder het noodzakelijkheidscriterium kunnen vallen. Denk hierbij aan een dongel, maar ook abonnementen voor internet, telefonie en software die allen vrijgesteld kunnen worden.
Vaste kostenvergoedingen
Als werkgever mag u vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Hierbij geldt wel dat u dient vast te leggen aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. In het verlengde daarvan moet u altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.
Vragen over noodzakelijkheidscriterium?
Wijn begrijpen dat u naar aanleiding van dit artikel nog vragen heeft over hoe u kunt voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Hiervoor kunt u altijd vrijblijvend contact opnemen met uw accountant in Hoorn.